Etapa 1: Visión y Fundamento (6+ Meses Antes)
| Paso | Acción Clave | Detalle y Herramientas |
| 1.1 Oración y Propósito | Busque la guía del Señor. | Reúnase en oración con el liderazgo. Defina el propósito evangelístico y/o espiritual centrado en el Evangelio. |
| 1.2 Definir el Evento | Establezca el «Qué, Cuándo y Dónde». | Determine el Tipo (Campaña, Aniversario, Vigilia). Fije la Fecha(s) y el Lugar. |
| 1.3 Lema y Tema | Cree un mensaje central. | Desarrolle el lema y el tema que guiarán la predicación, la música y la promoción (ej. «Firmes en la Fe», «Un Año de Cosecha»). |
| 1.4 Liderazgo y Equipo | Seleccione el equipo de planificación. | Reclute personas con dones de administración, creatividad, y servicio. Asigne roles principales claros (Director, Encargado de Programa, Finanzas, Logística). |
Etapa 2: Planificación Detallada (3-6 Meses Antes)
| Paso | Acción Clave | Detalle y Herramientas |
| 2.1 Presupuesto (Esencial) | Elabore un plan financiero riguroso. | Calcule los costos estimados (orador/música, materiales, publicidad, alquiler, comida, imprevistos). Defina la fuente de fondos (presupuesto asignado, ofrendas especiales, venta de boletos). |
| 2.2 Programa y Contenido | Defina el horario y los participantes. | Cree la agenda detallada (con tiempo asignado a cada segmento). Confirme la participación de conferencistas y el equipo de música/adoración. |
| 2.3 Logística y Roles | Asigne tareas con fechas límite. | * Equipo de Logística: Arreglo del lugar, sillas, sonido, luces, limpieza (antes y después). * Equipo de Bienvenida: Recepción, registro de asistentes, asignación de asientos. * Equipo de Audio/Visual: Equipos, micrófonos, proyectores. |
| 2.4 Materiales Necesarios | Haga un inventario y compre. | Folletos, Biblias, materiales de registro, decoración, kits de bienvenida, snacks o refrigerios. |
Etapa 3: Ejecución y Promoción (4-12 Semanas Antes)
| Paso | Acción Clave | Detalle y Herramientas |
| 3.1 Estrategia de Promoción | Sature la comunidad de información. | Diseñe volantes (flyers), carteles y banners para redes sociales. Use el boletín, correo electrónico y mensajes de texto de la iglesia. ¡Desafíe a los miembros a invitar a otros! |
| 3.2 Reuniones de Coordinación | Asegure que todos estén alineados. | Realice reuniones periódicas con los líderes de equipo para revisar el progreso y abordar inquietudes. Revise el 100% de las tareas asignadas. |
| 3.3 Oración Intercesora | Movilice la iglesia a orar. | Desafíe a los miembros a orar por los no alcanzados de la comunidad, por los invitados, y por los conferencistas. |
| 3.4 Confirmación Final | Asegure la disponibilidad. | Confirme la llegada y los requisitos técnicos de los oradores y músicos. Verifique las reservaciones del lugar y los pedidos de catering o comida. |
Etapa 4: El Día del Evento y Cierre
| Paso | Acción Clave | Detalle y Herramientas |
| 4.1 Verificación Técnica | Haga una prueba de sonido y walkthrough. | Revise todos los equipos (micrófonos, proyectores). El director del evento debe hacer un recorrido final para asegurar que cada área esté lista y cada persona en su puesto. |
| 4.2 Flujo del Programa | Mantenga el horario estricto. | El encargado del programa debe ser firme para que cada segmento comience y termine a tiempo (evitando la pérdida de tiempo). |
| 4.3 Invitación y Consejería | Prepare un llamado de respuesta. | El orador principal debe tener claro el método para la invitación a aceptar a Cristo (o el propósito central). Tenga personas de consejería (líderes maduros) listas para atender a los que respondan. |
| 4.4 Cierre con Oración y Agradecimiento | Termine de forma espiritual y ordenada. | Concluya el evento con una oración de gratitud por lo realizado. Agradezca públicamente a los voluntarios clave. |
Etapa 5: Seguimiento y Evaluación (Días Después)
| Paso | Acción Clave | Detalle y Herramientas |
| 5.1 Limpieza y Orden | Deje el lugar en perfectas condiciones. | El equipo de limpieza y logística se asegura de que la iglesia quede limpia y todo el equipo guardado. |
| 5.2 Seguimiento de Invitados | Conecte a los nuevos creyentes. | Contacte prontamente a los invitados o nuevos creyentes. Invítelos a los siguientes pasos (clases, bautismo, grupos pequeños, servicio dominical). |
| 5.3 Evaluación del Equipo | Reúnase para reflexionar. | Haga una reunión con el equipo de liderazgo para compartir críticas y sugerencias. Analice qué salió bien y qué se puede mejorar. |
| 5.4 Rendición de Cuentas | Cierre el presupuesto. | Realice el informe final de gastos e ingresos y preséntelo al liderazgo de la iglesia. |
Este manual le proporciona la estructura de la planificación que estaba buscando.
¿Hay algún evento específico (por ejemplo, una vigilia de oración o un aniversario de la iglesia) sobre el cual le gustaría que profundicemos en las tareas detalladas?